Spordikoolidele

Spordikooli tarkvara, mis kasvab koos õpilasega

Sajad õpilased, kümned rühmad, mitu astet ja igal kuul õppetasude arved: Klubio hoiab spordikooli kogu masinavärgi ühes süsteemis, ilma Exceli ja paberivirnadeta.

Proovi tasuta

14-päevane tasuta prooviperiood · Krediitkaarti pole vaja

Miks spordikool vajab teistsugust tarkvara

Spordikool ei ole lihtsalt suur klubi. Õpilased liiguvad astmete vahel, algettevalmistusest õppetreeningrühma ja edasi meistriastme poole, ning iga liikumisega muutuvad tunniplaan, treener ja õppetasu. Rühmad täituvad ja tühjenevad hooajati, vastuvõtt käib lainetena ning lapsevanemad ootavad kooli tasemel korraldust: selgeid arveid, ajakohast tunniplaani ja kiiret infot.

Sinna otsa tuleb aruandlus. Kui spordikool saab omavalitsuselt huvihariduse toetust, tahab rahastaja näha osalejate arve ja kohalolekut. Kui lapsevanem küsib aasta lõpus õppetasude väljavõtet, peab see olema paari klikiga kättesaadav. Üldotstarbeline tabel või grupivestlus seda koormust ei kanna. Vaja on süsteemi, kus rühmad, arveldus ja kohalolek on omavahel päriselt seotud.

Astmetest õppetasudeni

Rühmad astmete kaupa

Algettevalmistus, õppetreening- ja meistriaste: iga rühm oma treenerite, tunniplaani ja õppetasuga. Õpilase liikumine järgmisse astmesse võtab kõik kaasa.

Õppetasude arveldus

Arved väljuvad automaatselt kuu kaupa või õppeperioodi kaupa, kui kool arveldab poolaastati. Soodustused, maksepausid ja erand poole kuu pealt liitujale on reeglites juba olemas.

Kohalolek ja osalusstatistika

Treener märgib kohaloleku äpis; koolil tekib rühmade ja õpilaste osaluspilt, mida saab kasutada nii sisehindamiseks kui toetuste aruandluseks.

Vastuvõtt ja ootelistid

Digitaalsed avaldused kodulehel, ootelistid täis rühmadele ja pakkumised koha vabanedes. Vastuvõtulaine ei tähenda enam meilikaost.

Tervisetõendid ühe pilguga

Tervisetõendi kehtivus, allergiad ja vigastuse staatus on õpilase kaardil. Näed nimekirjast, kelle tõend hakkab aeguma, ilma et peaks paberimappi läbi otsima.

Treeneril oma vaade

Iga treener näeb oma rühmi, tunniplaani ja nimekirju ning märgib kohalolekut, ligipääsuta kooli rahaasjadele.

Spordikooli aastaring Klubios

Spordikooli aasta jaguneb neljaks hooajaks ja igaühel neist on oma pudelikael, mille Klubio ära siludab.

Sügis: vastuvõtt

Avaldused voolavad kodulehe vormist otse süsteemi, uued rühmad avatakse mõne minutiga ja esimesed õppetasuarved väljuvad juba liitumiskuul. Ootelistid püüavad kinni need, kellele kohta ei jagunud.

Talv: aruandlus

Omavalitsuse toetuse aruande tarvis on osalejate arv ja kohalolek juba olemas: ekspordid andmed ja aruanne on sisuliselt valmis. Lapsevanemad saavad soovi korral õppetasude aastaväljavõtte.

Kevad: astmevahetused

Parimad õpilased tõusevad järgmisse astmesse: rühmavahetusega liiguvad kaasa tunniplaan, treener ja uus õppetasu. Ühtegi arvet ei pea käsitsi ümber tegema.

Suvi: laagrid ja paus

Suvelaagrid lähevad kalendrisse eraldi üritustena ja põhirühmade arveldusele saab suveks pausi panna. Sügisel jätkub kõik sealt, kus pooleli jäi, koos täieliku ajalooga.

Kuidas Klubio spordikooli argipäeva sobitub

Astmed ja rühmad, mis muutuvad koos õpilasega

Spordikooli struktuur elab: sügisel avatakse uued algettevalmistuse rühmad, kevadel tõusevad parimad järgmisse astmesse, mõni rühm liidetakse kokku. Klubios on rühm keskne üksus: selle küljes on treenerid, tunniplaan ja arveldusreeglid. Kui õpilane liigub õppetreeningrühma, vahetub tal automaatselt nii tunniplaan kui ka õppetasu ning järgmine arve tuleb juba uue astme järgi. Ajalugu säilib: näed, millistes rühmades õpilane on käinud ja kuidas tema osalus on muutunud.

Õppetasud, mis arvestavad päriseluga

Astmete tasud on erinevad, pered vajavad soodustusi ja alati on keegi, kes liitub poole kuu pealt. Klubio arveldusreeglid katavad need juhud: iga rühma õppetasu võib olla erinev, õdede-vendade soodustus rakendub astmeliselt ja hiljem liitunu esimest arvet saab käsitsi korrigeerida. Kui õpilane on haige või vigastatud, paned arveldusele pausi ja arveid lihtsalt ei teki. Laekumised seotakse viitenumbri järgi õige õpilasega automaatselt ja võlgnevused on näha 30, 60, 90 ja üle 90 päeva lõikes.

Andmed, mida rahastaja ja lapsevanem küsivad

Huvihariduse toetuse aruandlus tahab numbreid: mitu õpilast, millistes rühmades, kui suure osalusega. Kuna kohalolek märgitakse Klubios igas trennis, on need numbrid alati olemas ja eksporditavad, mitte kord kvartalis tagantjärele rekonstrueeritud. Lapsevanemale on sama läbipaistvus teistpidi väärtuslik: ta näeb äpist, mille eest arve tuli ja kas laps päriselt trennis käis, ning õppetasude väljavõtte saab kätte paari klikiga.

Näide

300 õpilasega ujumiskool

Kolm astet, üksteist rühma, kuus treenerit. Klubios näeb kooli kuu välja nii:

Algettevalmistus (6 rühma): õppetasu 40€/kuus, õdede-vendade soodustusega; sügisene vastuvõtt käib kodulehe avalduste kaudu ja kaks rühma said ootelisti.
Õppetreeningrühmad (4 rühma): 55€/kuus; kaks õpilast tõusid kevadel meistriastmesse ja nende arveldus vahetus automaatselt.
Meistriaste (1 rühm): individuaalsemad tasud ja hommikutrennid; treener märgib kohaloleku basseini äärest telefonis.
Kuu lõpus ekspordib juhataja osalusandmed linna toetuse aruandeks ja saadab võlglastele meeldetuletused. Kokku pool tundi tööd.

Kool, mis varem elas kolmes tabelis ja treenerite vihikutes, mahub ühte süsteemi. Iga number on olemas siis, kui keegi seda küsib.

Vaata lähemalt, kuidas need osad töötavad

Korduma kippuvad küsimused

Kas Klubio sobib ka huvikoolile, mis ei ole ainult sport?

Klubio on ehitatud spordi- ja liikumisharrastuse ümber, aga rühmade, õppetasude ja kohaloleku loogika töötab samamoodi ka tantsu- või võimlemiskooli jaoks. Kui su kooli töökorraldus põhineb rühmadel ja kuutasudel, sobib Klubio suure tõenäosusega.

Kuidas käib omavalitsuse toetuse aruandlus?

Klubio ei saada aruandeid omavalitsusele automaatselt, aga kõik vajalik on süsteemis olemas ja CSV-failina eksporditav: õpilaste arv, rühmad ja kohalolek. Aruande koostamine tähendab andmete väljavõtmist, mitte nende kokkukorjamist.

Kas eri astmetel saavad olla eri õppetasud?

Jah. Iga rühma küljes on oma arveldusreeglid: erinev kuutasu, vajadusel kohalolekupõhine tasu laega ning astmelised peresoodustused. Poole kuu pealt liitujale või pikalt haigele õpilasele saab teha individuaalse erandi.

Mitu treenerit ja töötajat süsteemi mahub?

Piirangut ei ole. Igal treeneril on oma konto ja roll: ta näeb oma rühmi ja märgib kohalolekut, aga ei pääse ligi kooli arveldusele. Juhatajal ja raamatupidajal on laiemad õigused.

Kuidas suur spordikool Klubiosse üle tuleb?

Ekspordi õpilaste nimekiri senisest süsteemist või tabelist ja meie impordime selle koos rühmade struktuuriga tasuta. Personaalne haldur aitab arveldusreeglid ja tunniplaani üles seada. Enamik koole on töövalmis nädalaga.

Mis Klubio spordikoolile maksab?

Hind sõltub õpilaste arvust ja algab 20 €/kuus. Kõik funktsioonid on hinna sees: arveldus, kohalolek, äpid ja raamatupidamise liidestus. Alusta 14-päevase tasuta prooviperioodiga.

Kas õppetasude kohta saab aasta lõpus väljavõtte?

Jah. Kõik arved ja laekumised on õpilase kaupa süsteemis olemas, nii et aastaväljavõtte saab kätte paari klikiga. Õpilase andmetes on eraldi väli maksusoodustuse saaja nime ja isikukoodi jaoks, nii et deklareerimisel on kohe selge, kelle kulu see oli. Automaatset andmeedastust Maksu- ja Tolliametile Klubio praegu ei tee.

Halda oma klubi nutikamalt.

Liitu klubidega, kes on Exceli tabelitest loobunud ja toonud kogu klubi töö ühte kaasaegsesse platvormi.