Kuidas asutada spordiklubi Eestis: samm-sammuline juhend

1. Vali õiguslik vorm: peaaegu alati MTÜ

Valdav enamik Eesti spordiklubisid tegutseb mittetulundusühinguna (MTÜ). See on loogiline valik: klubi eesmärk ei ole omanikele kasumi teenimine, vaid sporditegevuse korraldamine, ning MTÜ vorm on eelduseks ka enamikule avalikele toetustele, omavalitsuste pearahast Kultuurkapitalini. Osaühing tuleb kõne alla pigem ärilise spordisaali või erahuvikooli puhul, kus omanik soovib teenida tulu.

MTÜ asutamiseks on vaja vähemalt kahte asutajat, kes võivad olla füüsilised või juriidilised isikud. Asutajad võtavad vastu asutamisotsuse ja kinnitavad põhikirja; hiljem juhib ühingut vähemalt üheliikmeline juhatus.

2. Põhikiri ja registreerimine e-äriregistris

Põhikiri on klubi kõige tähtsam dokument. Kirjuta sinna klubi nimi, asukoht, eesmärk (nt konkreetse spordiala harrastamine ja arendamine), liikmeks vastuvõtmise ja väljaarvamise kord, liikmemaksu kehtestamise põhimõtted ning juhatuse ja üldkoosoleku pädevus. Hea põhikiri on pigem üldine kui detailne. Liikmemaksu suurust ei panda põhikirja, vaid see kehtestatakse üldkoosoleku või juhatuse otsusega.

Registreerimine käib e-äriregistris digiallkirjadega ja võtab tavaliselt mõne tööpäeva. Registreerimisel tasutakse riigilõiv. Kehtiv määr on kirjas äriregistri lehel. Kontrolli enne esitamist, et klubi nimi oleks vaba ja vastaks nimenõuetele.

3. Pangakonto, raamatupidamine ja aastaaruanne

Kohe pärast registreerimist ava klubile pangakonto. Liikmemaksud peavad liikuma klubi, mitte juhatuse liikme erakontole. MTÜ on raamatupidamiskohustuslane: dokumendid tuleb säilitada, majandustehingud kirjendada ning iga aasta kohta esitada äriregistrile majandusaasta aruanne kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu. Väikese klubi raamatupidamise saab osta teenusena sisse; oluline on, et liikmemaksude arveldus ja raamatupidamine omavahel klapiksid.

4. Kanna klubi Eesti spordiregistrisse

Eesti spordiregister on riiklik andmekogu, kuhu spordiorganisatsioonid oma andmed esitavad. Kanne spordiregistris on praktikas eeldus riiklike ja omavalitsuste sporditoetuste taotlemisele ning spordialaliiduga liitumisele. Registrisse esitatakse klubi üldandmed, tegevusalad, treenerid ja harrastajate arvud. Neid tuleb kord aastas uuendada. Kui plaanid tegutseda huvikoolina õppekava alusel, lisandub registreering Eesti Hariduse Infosüsteemis (EHIS).

5. Treenerid ja kutsetase

Treeneri kutsetase ei ole pelgalt formaalsus: paljud omavalitsused seovad sporditoetuse ja pearaha just kutsetunnistusega treenerite juhendatud rühmadega, ning riigi treeneritoetus on samuti kutsetasemega seotud. Kontrolli oma ala alaliidust, milline tase on nõutav, ja planeeri treenerite koolitus varakult. Treeneritega sõlmi kirjalikud lepingud. Töölepingu ja käsunduslepingu maksustamine on erinev, seda tasub raamatupidajaga läbi rääkida.

6. Toetused: kust spordiklubi raha saab

• Kohaliku omavalitsuse sporditoetus ehk pearaha: enamasti harrastajate arvu ja treenerite kutsetaseme põhine; nõuab täpseid osalus- ja liikmeandmeid.
• Huvihariduse ja huvitegevuse toetus: omavalitsuste kaudu jagatav riiklik toetus lastele ja noortele suunatud tegevuseks.
• Eesti Kultuurkapital ja selle maakondlikud ekspertgrupid: projektid, võistlused, varustus.
• Alaliitude ja sihtasutuste programmid, sponsorlus ning omatulu laagritest ja üritustest.

Ühine joon kõigil toetustel: taotlemine ja aruandlus nõuavad numbreid: mitu harrastajat, millistes rühmades, millise osalusega. Kui klubi kogub kohalolekut ja liikmeandmeid algusest peale süsteemselt, on iga taotlus väljavõte, mitte nädalane arheoloogiatöö.

7. Liikmed, leping ja liikmemaksud

Esimesed liikmed tulevad tavaliselt tutvusringkonnast, aga juba esimesest päevast tasub asjaajamine korda teha: kirjalik liikmeleping (või selged liikmeks astumise tingimused), läbimõeldud liikmemaks ja korrektsed arved viitenumbriga. Peredele on see usalduse küsimus: klubi, mille arved on selged ja õigel ajal, mõjub kooli tasemel organisatsioonina.

8. Esimene hooaeg: rutiinid, mis otsustavad kõik

Klubi asutamine on paberitöö; klubi püsimine on rutiinide küsimus. Kolm rutiini, mis esimesel hooajal paika pane: igakuine arveldus (arved välja samal kuupäeval, laekumised kontrollitud, meeldetuletused saadetud), kohaloleku märkimine igas trennis ning regulaarne suhtlus peredega. Käsitsi tehes kulub neile kergesti kümmekond tundi kuus. Just siin otsustab klubi juht, kas tema õhtud kuluvad Excelile või spordile.

Kui rühmi on üks ja liikmeid paarkümmend, piisab tabelitest. Meie tasuta mallid katavad eelarve ja kohaloleku ära. Kasvava klubi puhul tasub varakult valida klubihaldustarkvara, kus liikmed, arveldus ja kohalolek on ühes süsteemis: hilisem kolimine on alati tülikam kui varajane algus.