MTÜ raamatupidamine spordiklubis: mida klubi juht teadma peab

1. Mida seadus MTÜ-lt nõuab

Mittetulundusühing on raamatupidamiskohustuslane nagu iga teine juriidiline isik. See tähendab kolme püsivat kohustust: kõik majandustehingud tuleb dokumenteerida ja kirjendada, dokumente tuleb säilitada seaduses ette nähtud aja jooksul ning iga majandusaasta kohta tuleb koostada ja äriregistrile esitada majandusaasta aruanne kuue kuu jooksul pärast aasta lõppu. Arvestust peetakse üldjuhul tekkepõhiselt, see tähendab tehingu toimumise, mitte raha liikumise hetkel.

Majandusaasta aruanne koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest. Väikese klubi jaoks ei ole see hirmutav dokument, kui aasta jooksul on arvestus jooksvalt korras: suurem osa tööst on siis kokkuvõte, mitte tagantjärele rekonstrueerimine.

2. Mille poolest spordiklubi arvestus erineb

Spordiklubi raamatupidamine erineb tavalisest väikeettevõttest tulude struktuuri poolest. Ühel pool on suur hulk väikseid regulaarseid laekumisi: kümnete või sadade perede liikmemaksud iga kuu. Teisel pool on sihtotstarbelised toetused, millel igaühel on oma reeglid ja aruandlus. Lisaks tulevad hooajalised erandid nagu laagri- ja võistlustasud, mis ei kordu iga kuu.

Liikmemaksud ei ole MTÜ jaoks üldjuhul maksustatav ettevõtlustulu, kuid need tuleb ikkagi korrektselt kirjendada ja iga laekumine peab olema seostatav konkreetse liikme ja perioodiga. Just siin tekib väikestes klubides kõige rohkem segadust: pangakontol on laekumine summas 45 eurot ja selgituseks vaid eesnimi, ning keegi peab välja nuputama, kelle ja mille eest see oli.

3. Algdokumendid: arveldus otsustab raamatupidamise töömahu

Raamatupidaja töö kvaliteet ja hind sõltuvad sellest, millise materjaliga ta töötab. Kui klubi väljastab korrektsed arved viitenumbriga ja laekumised seotakse arvetega automaatselt, saab raamatupidaja kätte puhtad andmed. Kui arveid ei ole ja laekumisi tuvastatakse selgituste järgi, maksab klubi selle segaduse kinni kas raamatupidaja tundides või juhatuse liikme õhtutes.

Praktiline rusikareegel: iga liikmemaks peaks liikuma arvena, millel on viitenumber, periood ja saaja. Sularaha ja selgituseta ülekanded tekitavad topelttööd nii arvelduses kui ka aastaaruande koostamisel.

4. Sihtotstarbelised toetused nõuavad oma arvestust

Omavalitsuse pearaha, huvihariduse toetus ja Kultuurkapitali projektitoetused on sihtotstarbelised: raha tohib kasutada taotluses kirjeldatud eesmärgil ja kasutamise kohta tuleb aru anda. Raamatupidamises tähendab see projektipõhist vaadet, kus iga toetuse tulud ja kulud on eristatavad. Kui klubi hoiab toetuste arvestust samas kaustas kus liikmemakse, muutub kevadine aruandlus arheoloogiaks.

Hea harjumus on avada iga suurema toetuse jaoks oma kulukoht juba raha laekumise päeval ja leppida raamatupidajaga kokku, kuidas toetusega seotud kulud märgistatakse.

5. Ise, teenusena või koos tarkvaraga

• Ise tegemine sobib siis, kui juhatuses on raamatupidamise taustaga inimene ja tehinguid on vähe. Risk on inimese vahetumine: teadmine lahkub koos temaga.
• Teenusena sisseost on väikeklubi tavalahendus. Küsi pakkujalt, kas tal on MTÜ-de ja võimalusel spordiklubide kogemus, sest sihtotstarbeliste toetuste ja liikmemaksude loogika erineb tavafirmast.
• Tarkvara ei asenda kumbagi, aga määrab, kui palju käsitööd kummalegi jääb. Mida rohkem algdokumente liigub automaatselt, seda väiksem on kuutasu ja veaoht.

6. Kuidas Klubio raamatupidamisega haakub

Klubio ei ole raamatupidamistarkvara ega ürita seda olla. Klubio hoiab korras arvelduse poole: liikmed, arved, viitenumbrid, laekumised ja soodustused. Raamatupidamisprogrammiga liigub info kahesuunaliselt: toetatud on Merit Aktiva, Excellent Books, SmartAccounts ja SimpleBooks. Arved ja maksed jõuavad raamatupidamisse ilma käsitsi ümbertoksimiseta, ja pangaväljavõtte saab importida otse SEB, Swedbanki või LHV failist või ükskõik millise panga CAMT.053 vormingus.