Yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös
Yhdistyksen kirjanpito on pienessä seurassa harvoin vaikeaa, mutta se on melkein aina epäselvää. Osa säännöistä koskee kaikkia yhdistyksiä, osa vain isoja, ja vuonna 2023 tuli lisäksi kevennetty tilinpito, joka muutti pienimpien seurojen tilanteen. Tämä opas kertoo, mikä koskee juuri sinun seuraasi.
Klubion tiimi
1. Jokainen yhdistys on kirjanpitovelvollinen
Rekisteröity yhdistys on kirjanpitovelvollinen riippumatta siitä, kuinka pieni se on tai onko sillä lainkaan toimintaa. Kirjanpito tarkoittaa, että tulot ja menot kirjataan järjestelmällisesti ja jokaisen kirjauksen takana on tosite: lasku, kuitti tai tiliote. Kassakirja ruutuvihkossa ei täytä vaatimusta.
Tilikausi on tavallisesti kalenterivuosi, mutta urheiluseuralle kausi voi olla luontevampi. Jos seuran toiminta kulkee elokuusta toukokuuhun, tilikaudeksi voi valita esimerkiksi 1.7.–30.6. Tilikausi määritellään säännöissä, joten se kannattaa miettiä kerralla oikein.
2. Kevennetty tilinpito: kenelle se sopii
Yhdistyslaki muuttui helmikuussa 2023 niin, että pienimmät yhdistykset voivat pitää kirjanpitonsa kevennettynä tilinpitona. Sitä sovelletaan tilikausiin, jotka alkoivat 1.7.2023 tai sen jälkeen. Kevennettyä tilinpitoa voi soveltaa yhdistys, jonka avustusten ja muiden tulojen yhteenlaskettu määrä on enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella.
Käytännössä tämä kattaa hyvin pienen seuran, jolla on muutama ryhmä ja vaatimattomat jäsenmaksutulot. Heti kun seura palkkaa ohjaajia, järjestää maksullisia leirejä tai saa isompia avustuksia, 30 000 euron raja ylittyy ja kirjanpito tehdään normaalisti kahdenkertaisena.
3. Tilinpäätös ja mihin se toimitetaan
Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä, ja se käsitellään yhdistyksen kokouksessa. Tässä kohtaa on yleinen väärinkäsitys: yhdistyksen ei tarvitse lähettää tilinpäätöstään yhdistysrekisteriin, ellei se ole suuri. Ilmoitusvelvollisuus syntyy vasta, kun vähintään kaksi kolmesta rajasta ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella: taseen loppusumma 7 500 000 euroa, liikevaihto 15 000 000 euroa tai keskimäärin 50 työntekijää.
Yksikään tavallinen urheiluseura ei ole lähelläkään näitä lukuja. Tilinpäätös siis tehdään ja hyväksytään, mutta se jää seuran omiin papereihin ja menee Verohallinnolle veroilmoituksen liitteenä, ei PRH:lle.
4. Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja
Tilintarkastaja eli auktorisoitu ammattilainen vaaditaan vasta, kun vähintään kaksi seuraavista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: taseen loppusumma 100 000 euroa, tuotot 200 000 euroa tai keskimäärin kolme työntekijää. Jos rajat eivät ylity, yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja.
Toiminnantarkastaja on tavallinen henkilö, ei tilintarkastaja, mutta hänen on oltava riippumaton: hallituksen jäsen tai seuran taloudenhoitaja ei voi tarkastaa omaa työtään. Käytännössä tehtävään valitaan usein toisen seuran aktiivi tai jäsenen vanhempi, jolla on talousosaamista. Tarkastus on selvästi kevyempi ja halvempi kuin tilintarkastus, ja useimmille seuroille se on oikea valinta.
5. Veroilmoitus 6C
Yhdistykset ja säätiöt ilmoittavat tuloverotuksen tiedot lomakkeella 6C. Yleishyödyllinen yhdistys on verovelvollinen elinkeinotulostaan ja kiinteistötulostaan silloin, kun kiinteistöä on käytetty muuhun kuin yleiseen tai yleishyödylliseen tarkoitukseen. Jäsenmaksut ja varsinaisen toiminnan tuotot eivät pääsääntöisesti ole veronalaisia.
Yleishyödyllisyyttä ei haeta lomakkeella, vaan Verohallinto arvioi sen sääntöjen ja tosiasiallisen toiminnan perusteella. Raja tulee vastaan silloin, kun seura myy jotain laajemmin ulkopuolisille: mainostilaa, kahviotuotteita, kilpailujen oheismyyntiä. Silloin kannattaa kysyä Verohallinnolta, miten juuri se toiminta katsotaan.
6. Mistä virheet oikeasti syntyvät
Kokemus seuroista on, että kirjanpito harvoin kaatuu kirjanpitosääntöihin. Se kaatuu siihen, mitä kirjanpitoon tulee. Jäsenmaksut on laskutettu taulukosta, osa perheistä on maksanut väärän summan, sisaralennukset on laskettu käsin ja kesken kauden liittyneiden maksut on arvioitu. Tilinpäätöksen tekijä saa eteensä tiliotteen, jonka rivejä ei saa täsmäytettyä kehenkään.
Kun jäsenrekisteri, ryhmät ja laskutus ovat samassa järjestelmässä, jokaisen suorituksen takana on lasku ja jokaisen laskun takana jäsen ja ryhmä. Kirjanpitäjän työ muuttuu tarkastamisesta kirjaamiseksi, ja se näkyy myös laskussa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko pienenkin yhdistyksen pidettävä kirjanpitoa?
Kyllä. Jokainen rekisteröity yhdistys on kirjanpitovelvollinen, vaikka toimintaa olisi vähän. Pienimmät voivat käyttää kevennettyä tilinpitoa, jos avustusten ja muiden tulojen summa on enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että edeltäneellä tilikaudella.
Pitääkö tilinpäätös lähettää yhdistysrekisteriin?
Ei, ellei yhdistys ole suuri. Velvollisuus syntyy vasta, kun vähintään kaksi rajaa ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 7 500 000 euroa, liikevaihto 15 000 000 euroa tai 50 työntekijää. Tavallinen urheiluseura ei yllä näihin, joten tilinpäätös jää seuran omiin asiakirjoihin.
Milloin seura tarvitsee tilintarkastajan?
Kun vähintään kaksi seuraavista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 100 000 euroa, tuotot 200 000 euroa tai keskimäärin kolme työntekijää. Muussa tapauksessa riittää toiminnantarkastaja, joka ei saa olla hallituksen jäsen tai muuten riippuvainen tarkastettavasta taloudesta.
Millä lomakkeella yhdistys antaa veroilmoituksen?
Lomakkeella 6C. Yleishyödyllinen yhdistys maksaa veroa elinkeinotulostaan sekä kiinteistötulosta silloin, kun kiinteistöä käytetään muuhun kuin yleiseen tai yleishyödylliseen tarkoitukseen. Jäsenmaksut eivät pääsääntöisesti ole veronalaista tuloa.
Voiko tilikausi olla muu kuin kalenterivuosi?
Voi. Moni urheiluseura valitsee tilikauden, joka noudattaa harjoituskautta, esimerkiksi 1.7.–30.6. Tilikausi määritellään säännöissä, joten sen muuttaminen jälkikäteen vaatii sääntömuutoksen ja ilmoituksen PRH:lle.
