Urheilukouluille

Urheilukoulun ohjelmisto, joka kasvaa oppilaan mukana

Satoja oppilaita, kymmeniä ryhmiä, useita tasoja ja maksulaskut joka kuukausi. Klubio pitää urheilukoulun koko koneiston yhdessä järjestelmässä, ilman taulukoita ja paperipinoja.

Kokeile maksutta

14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia

Miksi urheilukoulu tarvitsee erilaisen ohjelmiston

Urheilukoulu ei ole vain iso seura. Oppilaat liikkuvat tasolta toiselle, alkeisryhmistä harjoitusryhmiin ja edelleen valmennusryhmiin, ja jokainen siirto muuttaa aikataulun, valmentajan ja maksun. Ryhmät täyttyvät ja tyhjenevät kausi kerrallaan, sisäänotto tulee aaltoina ja vanhemmat odottavat koulutason järjestystä: selkeitä laskuja, ajantasaista aikataulua ja nopeaa tietoa.

Päälle tulee raportointi. Jos koulu saa kunnalta harrastustukea, rahoittaja haluaa nähdä osallistujamäärät ja läsnäolot. Kun vanhempi pyytää vuoden lopussa yhteenvedon maksuista, sen on löydyttävä parilla klikkauksella. Yleiskäyttöinen taulukko tai ryhmächat ei kanna tätä kuormaa. Tarvitaan järjestelmä, jossa ryhmät, laskutus ja läsnäolot ovat aidosti kytköksissä.

Tasoista lukukausimaksuihin

Ryhmät tasoittain

Alkeis-, harjoitus- ja valmennustaso, jokaisella ryhmällä omat valmentajat, aikataulu ja maksu. Oppilaan nousu seuraavalle tasolle vie kaiken mukanaan.

Maksujen laskutus

Laskut lähtevät automaattisesti kuukausittain tai lukukausittain, jos koulu laskuttaa kaudessa. Alennukset, maksutauot ja poikkeus kesken kuun liittyvälle ovat valmiina säännöissä.

Läsnäolot ja osallistumistilastot

Valmentaja merkitsee läsnäolot sovelluksessa; koululle syntyy osallistumiskuva ryhmittäin ja oppilaittain, sekä sisäiseen arviointiin että tukiraportointiin.

Sisäänotto ja jonot

Digitaaliset hakemukset kotisivulla, jonot täysille ryhmille ja tarjoukset paikan vapautuessa. Hakuaalto ei enää tarkoita sähköpostikaaosta.

Terveystodistukset yhdellä silmäyksellä

Terveystodistuksen voimassaolo, allergiat ja loukkaantumistilanne ovat oppilaan kortilla, joten näet kenen todistus on vanhenemassa ilman mappien selaamista.

Valmentajalla oma näkymä

Jokainen valmentaja näkee ryhmänsä, aikataulunsa ja listansa ja merkitsee läsnäolot, ilman pääsyä koulun talouteen.

Urheilukoulun vuosi Klubiossa

Urheilukoulun vuosi jakautuu neljään kauteen, ja jokaisella niistä on oma pullonkaulansa, jonka Klubio tasoittaa.

Syksy: sisäänotto

Hakemukset virtaavat kotisivun lomakkeelta suoraan järjestelmään, uudet ryhmät avataan minuuteissa ja ensimmäiset maksulaskut lähtevät jo liittymiskuussa. Jonot poimivat ne, joille paikkaa ei riittänyt.

Talvi: raportointi

Kunnan tukiraporttia varten osallistujamäärät ja läsnäolot ovat jo olemassa. Viet datan ulos ja raportti on käytännössä valmis. Vanhemmat saavat halutessaan vuosiyhteenvedon maksuista.

Kevät: tasosiirrot

Parhaat oppilaat nousevat seuraavalle tasolle: ryhmävaihdon mukana siirtyvät aikataulu, valmentaja ja uusi maksu. Yhtäkään laskua ei tarvitse tehdä käsin uusiksi.

Kesä: leirit ja tauko

Kesäleirit menevät kalenteriin omina tapahtuminaan, ja perusryhmien laskutuksen voi laittaa kesäksi tauolle. Syksyllä kaikki jatkuu siitä, mihin jäätiin, täydellä historialla.

Miten Klubio sopii urheilukoulun arkeen

Tasot ja ryhmät, jotka muuttuvat oppilaan mukana

Urheilukoulun rakenne elää: syksyllä avataan uusia alkeisryhmiä, keväällä parhaat nousevat seuraavalle tasolle, joku ryhmä yhdistetään. Klubiossa ryhmä on keskeinen yksikkö: siihen kuuluvat valmentajat, aikataulu ja laskutussäännöt. Kun oppilas siirtyy harjoitusryhmään, aikataulu ja maksu vaihtuvat automaattisesti, ja seuraava lasku noudattaa jo uutta tasoa. Historia säilyy: näet, missä ryhmissä oppilas on käynyt ja miten osallistuminen on muuttunut.

Maksut, jotka ottavat arjen huomioon

Tasoilla on eri maksut, perheet tarvitsevat alennuksia ja aina joku liittyy kesken kuun. Klubion laskutussäännöt kattavat kaiken: jokaisella ryhmällä voi olla oma maksunsa, sisaralennukset toimivat portaittain ja myöhemmin liittyneen ensimmäistä laskua voi korjata käsin. Kun oppilas on sairas tai loukkaantunut, laitat laskutuksen tauolle, jolloin laskuja ei yksinkertaisesti synny. Maksut kohdistuvat viitenumerolla oikeaan oppilaaseen ja rästit näkyvät 30, 60, 90 ja yli 90 päivän jaottelulla.

Data, jota rahoittaja ja vanhempi kysyvät

Harrastustuen raportointi haluaa lukuja: montako oppilasta, missä ryhmissä, millä osallistumisella. Koska läsnäolot merkitään Klubiossa joka harjoituksessa, luvut ovat aina olemassa ja vietävissä ulos, eikä niitä rekonstruoida jälkikäteen kerran kvartaalissa. Vanhemmalle sama läpinäkyvyys toimii toisinpäin: hän näkee sovelluksesta, mistä lasku tuli ja kävikö lapsi oikeasti harjoituksissa, ja maksuyhteenvedon saa parilla klikkauksella.

Esimerkki

300 oppilaan uimakoulu

Kolme tasoa, yksitoista ryhmää, kuusi valmentajaa. Koulun kuukausi näyttää Klubiossa tältä:

Alkeistaso (6 ryhmää): maksu 40 €/kk sisaralennuksin; syksyn sisäänotto kulkee kotisivun hakemuksilla ja kaksi ryhmää sai jonon.
Harjoitusryhmät (4 ryhmää): 55 €/kk; kaksi oppilasta nousi keväällä valmennusryhmään ja heidän laskutuksensa vaihtui automaattisesti.
Valmennusryhmä (1 ryhmä): yksilöllisemmät maksut ja aamuharjoitukset; valmentaja merkitsee läsnäolot altaan reunalla puhelimella.
Kuun lopussa johtaja vie osallistumisdatan kaupungin tukiraporttiin ja lähettää muistutukset myöhässä oleville, yhteensä puoli tuntia työtä.

Koulu, joka ennen eli kolmessa taulukossa ja valmentajien vihkoissa, mahtuu yhteen järjestelmään, ja jokainen luku on olemassa sillä hetkellä, kun joku sitä kysyy.

Katso tarkemmin, miten nämä osat toimivat

Usein kysytyt kysymykset

Sopiiko Klubio myös harrastuskouluille, jotka eivät ole pelkkää urheilua?

Klubio on rakennettu urheilun ja liikunnan ympärille, mutta ryhmien, maksujen ja läsnäolojen logiikka toimii samalla tavalla myös tanssi- tai voimistelukoululle. Jos koulusi arki perustuu ryhmiin ja kuukausimaksuihin, Klubio sopii hyvin todennäköisesti.

Miten kunnan tukiraportointi hoituu?

Klubio ei lähetä raportteja kunnalle automaattisesti, mutta kaikki tarvittava on järjestelmässä ja vietävissä CSV-muodossa: oppilasmäärät, ryhmät ja läsnäolot. Raportin laatiminen tarkoittaa datan poimimista, ei sen keräilyä.

Voiko eri tasoilla olla eri maksut?

Kyllä. Jokaisella ryhmällä on omat laskutussääntönsä: eri kuukausimaksu, tarvittaessa läsnäoloperusteinen maksu katolla ja porrastetut perhealennukset. Kesken kuun liittyjälle tai pitkään sairaana olevalle voi tehdä yksilöllisen poikkeuksen.

Montako valmentajaa ja työntekijää järjestelmään mahtuu?

Rajaa ei ole. Jokaisella valmentajalla on oma tili ja rooli: hän näkee ryhmänsä ja merkitsee läsnäolot, mutta ei pääse koulun laskutukseen. Johtajalla ja kirjanpitäjällä on laajemmat oikeudet.

Miten iso urheilukoulu siirtyy Klubioon?

Vie oppilaslista nykyisestä järjestelmästä tai taulukosta ja me tuomme sen ryhmärakenteineen maksutta. Henkilökohtainen yhteyshenkilö auttaa laskutussääntöjen ja aikataulujen pystytyksessä. Useimmat koulut ovat toimintakunnossa viikossa.

Mitä Klubio maksaa urheilukoululle?

Hinta perustuu oppilaiden määrään ja alkaa 20 €/kk. Hintaan sisältyvät kaikki ominaisuudet: laskutus, läsnäolot, sovellukset ja kirjanpitointegraatio. Aloita 14 päivän maksuttomalla kokeilulla.

Saako maksuista vuosiyhteenvedon vuoden lopussa?

Kyllä. Kaikki laskut ja maksut säilyvät oppilaittain, joten vuosiyhteenvedon saa parilla klikkauksella. Oppilaan tiedoissa on erillinen kenttä verovähennyksen saajan nimelle ja henkilötunnukselle, joten ilmoittaessa on selvää kenen kulusta on kyse. Automaattista tiedonsiirtoa verottajalle Klubio ei tällä hetkellä tee.

Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.

Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.