Judoseuran hallinta, joka kunnioittaa tatamilla tehtävää työtä
Tatamiryhmät lapsista aikuisiin, vyökokeet, leirit ja kilpailut: Klubio pitää judoseuran jäsenet, vyöarvot ja laskutuksen yhdessä järjestelmässä, jotta valmentaja voi olla tatamilla eikä tietokoneen takana.
14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia
Judossa jäsenen polku on pitkä, ja se on muistettava
Judoseuran erityispiirre on polun pituus: lapsi aloittaa valkoisella vyöllä kuusivuotiaana ja voi seistä saman seuran tatamilla vielä kaksikymppisenä. Väliin mahtuvat vyökokeet kyu-arvoittain, ensimmäiset kilpailut, leirit ja ryhmävaihdot. Jokaisen jäsenen ympärille kertyvä tieto on omaisuutta, joka ei saa kadota valmentajan vihkoon: vyöarvo, kokeet, lisenssi ja osallistuminen.
Samalla judoseuran arki on yhtä proosallista kuin muidenkin: kuukausimaksut on kerättävä, uudet alkeisoppilaat jaettava ryhmiin, vanhemmat pidettävä ajan tasalla ja koe- sekä leirimaksut laskutettava erikseen. Klubio yhdistää molemmat puolet, jäsenen polun ja seuran talouden, yhteen järjestelmään.
Tatamiryhmistä vyökokeisiin
Tatamiryhmät iän ja tason mukaan
Pienimmät, lapset, nuoret ja aikuiset, jokaisella ryhmällä oma valmentaja, aikataulu ja kuukausimaksu. Edetessään judoka siirtyy uuteen ryhmään kaikkineen.
Vyöarvot jäsenkortilla
Kyu- ja dan-arvot ovat jäsenkortilla tunnisteina. Yhdellä suodattimella näet, ketkä ovat keltaisen vyön ehdokkaita ja keneltä koe puuttuu.
Läsnäolot kertovat koevalmiudesta
Valmentaja merkitsee osallistumisen sovelluksessa, ja tilastot näyttävät, kuka on harjoitellut tarpeeksi vyökokeeseen. Päätös perustuu dataan, ei muistiin.
Koe- ja leirimaksut erikseen
Vyökokeen maksun, leirin osallistumismaksun tai uuden judogin tilauksen voi laatia kertalaskuna juuri niille, joita se koskee.
Kuukausimaksut automaattisesti
Laskut lähtevät joka kuukausi itsestään, viitenumerot yhdistävät maksut oikeaan judokaan ja perhealennukset toimivat portaittain.
Lisenssit ja kilpailijatiedot
Lisenssin numero ja voimassaolo ovat judokan kortilla, valmentajalla lisäksi lisenssin taso. Näet etukäteen, kenen lisenssi ehtii vanheta ennen seuraavia kilpailuja.
Miten Klubio lähtee judoseurassa käyntiin
Vyöarvot seuran dataomaisuutena
Judoseura tietää ulkoa, kenellä on oranssi vyö, kunnes seurassa on sata lasta ja kolme valmentajaa. Klubiossa merkitset vyöarvon jäsenkortille ja siitä tulee suodatettava tietokenttä: keltaisen vyön ehdokkaat yhdellä näkymällä, kokeeseen ilmoittautuneet omana listanaan, arvokohtaiset tilastot koko seurasta. Kun valmentaja vaihtuu, tieto ei lähde mukana. Uusi valmentaja avaa ryhmän ja näkee jokaisen judokan polun.
Koekausi ilman paperipinoa
Vyökoekausi on judoseuran hallinnollisesti raskain aika: ehdokaslistat, osallistumisen tarkistus, koemaksut ja tulosten kirjaaminen. Klubiossa valmentaja lukee läsnäolotilastoista, kuka on ollut tatamilla tarpeeksi, koemaksu lähtee kertalaskuna juuri ehdokkaille ja uusi arvo merkitään kortille kokeen jälkeen. Seuraavalla kaudella sama sykli alkaa jo valmiiksi siististä datasta.
Lapset ja aikuiset samalla tatamilla, eri säännöin
Judoseurassa harjoittelevat rinnakkain kuusivuotiaat ja aikuiset harrastajat, mutta heidän suhteensa seuraan on täysin erilainen. Lasten ryhmät kulkevat kiinteällä kuukausimaksulla ja viestintä virtaa vanhempien sovellukseen; aikuiset suosivat usein läsnäoloperusteista maksua, joka vastaa todellisia tatamikertoja. Klubiossa molemmat mallit elävät rinnakkain, ja perhe, jossa judoa tekevät sekä lapsi että isä, näkee kaiken yhdellä tilillä.
Seura kasvaa ilman toimistoa
Useimmat judoseurat aloittavat yhdellä valmentajalla ja yhdellä tatamilla. Toimistoa ei ole eikä tule. Klubio on rakennettu niin, ettei toimistoa tarvita: hakemukset, laskut, muistutukset ja tiedotteet kulkevat järjestelmästä, eikä kuudenkymmenen judokan seuran hallinta eroa periaatteessa kahdensadan seurasta. Kasvu ei tarkoita hallinnon kasvua, vain uusia ryhmiä järjestelmässä.
Koekuukausi 200 judokan seurassa
Kevään vyökoekuukausi, neljä ryhmää pienimmistä aikuisiin. Klubiossa se näyttää tältä:
- Valmentaja suodattaa läsnäolotilastojen perusteella esiin 38 koe-ehdokasta, ja käytyjen harjoitusten määrä näkyy jokaisen nimen takana.
- 15 euron koemaksu lähtee kertalaskuna juuri näille 38:lle; kuukausimaksuihin se ei kajoa ja maksut kohdistuvat viitenumerolla.
- Kokeen jälkeen uudet vyöarvot merkitään jäsenkorteille, ja seuran historiassa on jokaisen judokan polku valkoisesta vyöstä alkaen.
- Kesäleirin tiedot lähtevät sovellusilmoituksena kaikille ryhmille ja osallistumislasku vain ilmoittautuneille.
Koekausi, joka ennen tarkoitti listojen, kirjekuorten ja sähköpostien pyöritystä, on Klubiossa kolme selkeää askelta, ja data jää seuralle.
Katso tarkemmin, miten nämä osat toimivat
- LaskutusAutomaattiset jäsenmaksulaskut, viitenumerot, tiliotteiden tuonti ja velallisten seuranta.
- Jäsenet ja ryhmätKoko jäsenistö, harjoitusryhmät, hakemukset ja sopimukset yhdessä tietokannassa.
- Aikataulut ja läsnäolotHarjoituskalenteri, läsnäolojen merkintä ja jaetut aikataulut valmentajille.
- Sovellus vanhemmille ja jäsenilleAikataulut, laskut ja ilmoitukset iOS- ja Android-sovelluksessa. Koko perhe yhdellä tilillä.
- KirjanpitointegraatioKaksisuuntainen synkronointi Merit Aktivan, Excellent Booksin, SmartAccountsin ja SimpleBooksin kanssa. Laskut ja maksut liikkuvat itsestään.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko vyöarvoja seurata Klubiossa?
Kyllä. Vyöarvo on jäsenkortilla tunnisteena, jonka mukaan voi suodattaa ja koota listoja. Automaattista koepöytäkirjaa Klubio ei tuota, mutta ehdokkaiden valinta, maksujen laskutus ja arvojen kirjaus hoituvat järjestelmässä.
Miten laskutamme vyökokeet ja leirit?
Kertalaskuina juuri osallistujille. Koe- tai leirimaksu ei kajoa ryhmän kuukausimaksuun, ja maksut kohdistuvat viitenumerolla automaattisesti.
Voiko aikuisten ryhmän laskuttaa käyntikertojen mukaan?
Kyllä. Läsnäoloperusteinen maksu katolla sopii harrastajille, jotka käyvät epäsäännöllisesti. Ahkera kävijä ei koskaan maksa kiinteää pakettia enempää.
Voiko lisenssejä ja kilpailijatietoja hallita?
Kyllä, jäsenkortilla. Jokaisen judokan lisenssinumero ja voimassaolo on kirjattu, ja koko listan saa ulos tiedostona. Automaattista integraatiota judoliittoon Klubiossa ei tällä hetkellä ole.
Miten pidämme vanhemmat ajan tasalla kokeista ja kilpailuista?
Tiedotteet lähtevät sovellusilmoituksina vanhempien sovellukseen. Kokeen aika, leiritiedot tai kilpailukutsu saapuvat heti, eivät postituslistan pohjalle.
Miten judoseura siirtyy Klubioon?
Vie jäsenlista taulukkona tai anna meille pääsy. Tuomme judokat ja ryhmät maksutta, ja henkilökohtainen yhteyshenkilö auttaa laskutussääntöjen pystytyksessä. Useimmat seurat aloittavat viikossa.
Mitä Klubio maksaa judoseuralle?
Hinta perustuu judokien määrään ja alkaa 20 €/kk. Laskutus, läsnäolot, sovellukset ja kirjanpitointegraatio sisältyvät kaikki hintaan. Aloita 14 päivän maksuttomalla kokeilulla.
Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.
Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.
