Tennisseuroille

Tennisseuran hallinta ilman paperitöitä

Junioriakatemia, aikuiset harrastajat, ryhmä- ja yksityistunnit sekä kaksi kautta vuodessa: Klubio pitää tennisseuran koko hallinnon yhdessä järjestelmässä, kuten Tähtvere Tennisklubissa.

Kokeile maksutta

14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia

Hallinnollisesti tennis on kaksi seuraa yhdessä

Tennisseura pyörittää oikeasti kahta organisaatiota yhtä aikaa. Yksi on akatemia: juniorit ryhmissä iän ja tason mukaan, vanhemmat, jotka odottavat selkeitä laskuja ja ajantasaista aikataulua, sekä valmentajat, jotka tarvitsevat listansa. Toinen on aikuisten seura: harrastajat, jotka pääsevät kentälle silloin kun työ ja sää sallivat, yksityistunnit valmentajan kanssa ja jäsenet, jotka haluavat maksaa vain siitä, mitä oikeasti käyttävät.

Näiden kahden maailman pitäminen yhdessä taulukossa tarkoittaa jatkuvaa kääntämistä: kuka on missä ryhmässä, kuka maksoi mistä, kenen vuoro siirtyi kaudenvaihdossa. Klubiossa kumpikin puoli elää omilla säännöillään, samassa järjestelmässä, saman tiimin hoitamana ja yhdellä talousnäkymällä.

Tenniskoulusta yksityistunteihin

Akatemia ryhmä ryhmältä

Juniorit iän ja tason mukaan, jokaisella ryhmällä oma valmentaja, aikataulu ja kuukausimaksu. Tasonvaihdossa pelaaja siirtyy uuteen ryhmään kaikkineen.

Ryhmä- ja yksityistuntien laskutus

Kiinteät maksut ryhmille, läsnäoloperusteiset maksut harrastajille ja kertaveloitus yksityistunneista. Jokainen maksumalli on kirjattavissa sääntöihin.

Kaudenvaihto yhdellä liikkeellä

Keväällä kentille, syksyllä halliin. Aikataulumuutokset tavoittavat jokaisen pelaajan ja vanhemman automaattisella ilmoituksella.

Yksi tili per perhe

Kaksi junioria akatemiassa ja isä itse harrasteryhmässä, kaikki yhden perhetilin alla. Jokaisella pelaajalla on omat laskut ja aikataulut.

Jäsenmaksut hallinnassa

Viitenumerot yhdistävät maksut oikeaan pelaajaan, rästit näkyvät jatkuvasti ja muistutukset lähtevät parilla klikkauksella.

Uusi pelaaja liittyy

Hakemus seuran sivulla, tason mukainen ryhmä ja ensimmäinen lasku oikeilla säännöillä. Jos ryhmä on täynnä, pelaaja siirtyy jonotuslistalle ja saa tarjouksen paikan vapautuessa.

Tähtvere Tennisklubin kokemus

“Aiemmin hallinnoimme lähes 400 jäsenen urheilukouluamme ohjelmistoilla, jotka olivat jääneet ajastaan jälkeen. Klubion avulla säästämme joka kuukausi runsaasti tunteja, jotka voimme suunnata itse toimintaan. Olemme myös automatisoineet jäsenmaksujen laskutuksen, ja jäsenet voivat vihdoin maksaa maksunsa digitaalisilla maksulinkeillä.”

Kenneth SooUrheilujohtaja, Tähtvere Tenniseklubi

Miten Klubio lähtee tennisseurassa käyntiin

Maksumallit, jotka mukailevat tenniksen arkea

Tenniksessä ei ole yhtä oikeaa maksumallia. Akatemiaryhmät maksavat yleensä kiinteän kuukausimaksun, aikuiset haluavat käydä kalenterin salliessa ja yksityistunnit sovitaan valmentajan kanssa. Klubiossa kuvaat jokaisen ryhmän maksumallin erikseen: kiinteä maksu, läsnäoloperusteinen maksu katolla tai näiden yhdistelmä. Jos harrastaja käy tammikuussa kahdesti ja helmikuussa kahdeksan kertaa, lasku on oikein molempina kuukausina, ilman että kukaan laskee mitään uusiksi.

Kaksi kautta, yksi järjestelmä

Tennisseura elää kahdessa kaudessa: kesällä kentillä, talvella hallissa. Kaudenvaihto tarkoittaa uutta aikataulua kymmenille ryhmille ja ennen myös viikkojen sekaannusta, jossa puolet perheistä tiesi vanhan ja puolet uuden ajan. Klubiossa muutat aikataulun ryhmittäin ja jokainen pelaaja ja vanhempi saa ilmoituksen suoraan sovellukseen. Läsnäolojen merkintä jatkuu katkeamatta, koska ryhmät ja listat pysyvät samoina. Vain ajat ovat uudet.

Urheilujohtaja näkee kokonaiskuvan

Kun junioriryhmät, aikuisten harjoitukset ja yksityistunnit elävät eri paikoissa, kukaan ei tiedä tarkalleen, miten seuralla menee. Klubiossa kaikki on yhdessä: montako pelaajaa kussakin ryhmässä käy, missä on vapaita paikkoja, montako laskua on avoinna ja miten osallistuminen muuttuu kuusta kuuhun. Kirjanpitointegraation myötä laskut ja maksut siirtyvät suoraan kirjanpito-ohjelmaan, ja urheilujohtaja keskittyy tennikseen, ei taulukoihin.

Valmentajan arki helpottuu

Tennisvalmentajan päivä kulkee kenttien, ryhmien ja yksityistuntien välillä. Klubio-sovelluksessa valmentajalla on mukanaan vain oma maailmansa: päivän harjoitukset, ryhmien listat ja läsnäolojen merkintä parilla napautuksella suoraan kentällä. Illalla kenenkään ei tarvitse lähettää taulukkoa, sillä se, mitä valmentaja päivällä merkitsi, on jo seuran laskutuksessa ja tilastoissa.

Esimerkki

Toukokuu 300 pelaajan tennisseurassa

Akatemiassa 180 junioria, aikuisryhmissä 120 harrastajaa. Kauden vaihtumisen kuukausi näyttää Klubiossa tältä:

Seura siirtää kaikki ryhmät ulkokenttien aikatauluun, ja muutokset tavoittavat 300 pelaajaa ja vanhempaa sovellusilmoituksella samana iltana.
Aikuisten harrasteryhmät laskutetaan käyntikertojen mukaan; se, joka ehti hyvillä kenttäkeleillä kentälle kahdeksan kertaa, maksaa automaattisesti enemmän kuin kolmesti käynyt.
Kaksi junioria nousee kilparyhmään: uusi aikataulu, uusi kuukausimaksu ja valmentajan lista vaihtuvat yhdellä ryhmävaihdolla.
Kuun lopussa urheilujohtaja näkee yhdeksän avointa laskua ja lähettää muistutukset yhdellä klikkauksella.

Sama kuukausi, joka ennen tarkoitti satoja viestejä ja käsin laskemista, on Klubiossa pari tuntia asetuksia. Loput hoituu itsestään.

Katso tarkemmin, miten nämä osat toimivat

Usein kysytyt kysymykset

Voiko Klubiolla varata kenttiä?

Ei. Klubio ei ole kenttävarausjärjestelmä vaan seuran hallintaohjelmisto: jäsenet, harjoitusryhmät, aikataulut, läsnäolot ja laskutus. Jos seura vuokraa kenttiä myös ulkopuolisille, varausjärjestelmää voi käyttää Klubion rinnalla, sillä Klubio kattaa seuran omat jäsenet ja harjoitukset.

Miten laskutan yksityistunnit ja epäsäännöllisen käynnin?

Läsnäoloperusteisella maksulla: valmentaja merkitsee osallistumisen ja kuun lopussa Klubio kokoaa laskun käyntikertojen mukaan. Maksulle voi asettaa katon, jolloin aktiivinen pelaaja ei koskaan maksa kiinteää pakettia enempää.

Voivatko juniorit ja aikuiset olla samassa järjestelmässä?

Kyllä, juuri niin tennisseurat Klubiota tyypillisesti käyttävät. Akatemiaryhmät ja aikuisten harjoitukset elävät rinnakkain omine sääntöineen ja maksuineen. Perhe näkee kaikki pelaajansa yhdellä tilillä.

Mitä aikataululle tapahtuu kaudenvaihdossa?

Muutat ryhmien ajat ja kaikki osalliset saavat ilmoituksen sovellukseen. Ryhmät, listat ja laskutussäännöt pysyvät ennallaan, vain ajat ja tarvittaessa paikka vaihtuvat.

Miten Tähtvere Tennisklubi käyttää Klubiota?

Tähtvere Tennisklubi hallinnoi Klubiossa lähes 400 jäsenen akatemiaa: jäsenmaksujen laskutus on automatisoitu, ja seuran oman arvion mukaan järjestelmä säästää joka kuukausi useita tunteja hallintotyötä. Ne tunnit menevät nyt tennikseen.

Miten siirrymme nykyisestä järjestelmästä?

Vie pelaajalista taulukkona tai anna meille pääsy. Tuomme jäsenet ja ryhmät maksutta, ja henkilökohtainen yhteyshenkilö auttaa laskutussääntöjen pystytyksessä. Useimmat seurat ovat käynnissä viikossa.

Mitä Klubio maksaa tennisseuralle?

Hinta perustuu pelaajien määrään ja alkaa 20 €/kk. Laskutus, aikataulut, läsnäolot, sovellukset ja kirjanpitointegraatio sisältyvät kaikki hintaan. Aloita 14 päivän maksuttomalla kokeilulla.

Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.

Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.