Jäsenhallinta: kaikki yhdellä jäsenkortilla
Jäsenet, harjoitusryhmät, hakemukset, sopimukset ja terveystiedot ovat samassa tietokannassa, ei kolmessa taulukossa ja sähköpostikansiossa.
14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia
Mitä jäsenhallintaan kuuluu
Jäsentietokanta
Yhteystiedot, osoite, koulu ja asiointikieli samalla kortilla. Syntymäaika ja ikäluokka tulevat henkilötunnuksesta automaattisesti.
Harjoitusryhmien hallinta
Ryhmät iän, tason ja lajin mukaan. Jokaisella on omat valmentajat, koko, aikataulu ja laskutussäännöt.
Sähköiset hakemukset
Julkinen lomake seurasivulla. Hakemus tulee hyväksyttäväksi, ja jos ryhmä on täynnä, lapsi siirtyy jonoon.
Sopimukset, versiot ja allekirjoitukset
Jäsensopimuksen voi liittää hakemukseen, antaa sille voimassaoloajan ja allekirjoituttaa sähköisesti. Uusi versio ei pyyhi vanhaa pois.
Terveystiedot ja terveystodistus
Todistuksen voimassaolo, allergiat, lääkitys ja loukkaantumisen tila päättymispäivineen. Arkaluontoiset kentät säilytetään salattuina.
Vanhempien tilit
Vanhempi hallinnoi kaikkia lapsiaan yhdellä tilillä ja voi valita, tulevatko laskut ja viikko-ohjelma hänelle.
Tältä jäsenhallinta näyttää Klubiossa
Jäsenlista, avattu jäsenkortti vanhemman yhteystietoineen ja ryhmänäkymä, josta näkyvät valmentaja ja vapaana olevat paikat.
Miltä jäsenhallinta näyttää arjessa
Jäsenhallinta ei ole lista vaan jatkuvaa liikettä: uusia tulijoita, ryhmävaihtoja, lopettamisia ja muuttuvia yhteystietoja. Klubio pitää liikkeen järjestyksessä.
Yksi kortti jokaisesta jäsenestä
Jäsenen kortilla ovat yhteystiedot, osoite, ryhmät, sopimukset, laskut ja läsnäolot. Syntymäaika tulee henkilötunnuksesta automaattisesti. Tunnisteilla voit merkitä ja suodattaa jäseniä, esimerkiksi ”maajoukkue-ehdokas” tai ”tarvitsee uuden sopimuksen”. Niiden rinnalla ovat kentät, jotka seura muuten pitää muistinvaraisina: asiointikieli, verovähennyksen saaja ja se, meneekö lasku vanhemmalle vai yritykselle.
Liittyminen ilman paperia
Uusi perhe täyttää julkisen hakemuksen seurasivulla ja sinä hyväksyt sen. Hakemukseen voi liittää jäsensopimuksen, jonka perhe allekirjoittaa sähköisesti saman tien. Jos ryhmä on täynnä, lapsi siirtyy jonoon, ja paikan vapautuessa lähetät tarjouksen yhdellä klikkauksella.
Ryhmät, jotka ohjaavat kaikkea muuta
Ryhmä ei ole pelkkä lista. Siihen liittyvät valmentajat, aikataulu, koko ja laskutussuunnitelma. Kun lapsi vaihtaa ryhmää, kaikki vaihtuu mukana ja seuraava lasku noudattaa uuden ryhmän sääntöjä. Monilajiseurassa myös laji on kiinni ryhmässä, joten jalkapallo ja koripallo eivät mene sekaisin.
Syyskuu pienessä jalkapalloseurassa
Kauden alku tuo 40 uutta lasta kahdessa viikossa:
- 28 hakemusta tulee kotisivun lomakkeella; ylläpitäjä lisää 12 lasta käsin puheluiden perusteella.
- U9-ryhmä täyttyy ja kuusi lasta jää jonoon; seura avaa toisen ryhmän ja lähettää tarjoukset.
- Kaksi lasta nousee U11-ryhmään, ja aikataulu ja laskutus vaihtuvat automaattisesti mukana.
- Kaikkien uusien lasten vanhemmat saavat sovelluskutsun, ja yhteystiedot ovat heti oikein.
Viikon päästä kauden alun kaaos on siisti tietokanta, ei sähköpostilaatikko.
Näin se toimii
Tuo jäsenet järjestelmään
Tuo nykyinen lista CSV-tiedostosta tai Sportlyzeristä, tai anna uusien perheiden liittyä hakemuslomakkeella.
Luo harjoitusryhmät
Jaa jäsenet ryhmiin ja määritä valmentajat sekä ryhmän koko.
Kaikki muu on kytköksissä
Laskutus, aikataulut ja viestintä käyttävät samaa tietokantaa. Mitään ei tarvitse syöttää kahdesti.
Usein kysytyt kysymykset
Miten nykyiset jäsenet saa Klubioon?
Kolme tapaa: tuo CSV-tiedosto, siirrä tiedot aiemmasta järjestelmästä (teemme sen puolestasi maksutta) tai anna jäsenten liittyä itse digitaalisella hakemuksella.
Voiko useampi lapsi olla yhden vanhemman tilillä?
Kyllä. Vanhempi hallinnoi kaikkia lapsiaan yhdellä kirjautumisella, ja jokaisen lapsen harjoitukset, laskut ja tiedotteet näkyvät erikseen.
Onko jäsentieto suojattu?
Kyllä. Klubio täyttää GDPR:n vaatimukset ja terveystiedot säilytetään salattuina. Valmentaja näkee oman ryhmänsä jäsenet, koko tietokanta on seuran ylläpitäjällä.
Voiko jäsenelle merkitä verovähennyksen saajan?
Kyllä. Jäsentiedoissa on omat kentät vähennyksen saajan nimelle ja henkilötunnukselle, joten harjoitusmaksuja ilmoitettaessa on selvää, kenen kulusta on kyse. Ilmoituksen tekee seura itse, Klubio pitää tiedot koossa.
Voiko jäsenet viedä ulos?
Kyllä. Koko jäsenlistan voi viedä CSV-muodossa milloin tahansa. Tietosi kuuluvat sinulle.
Muut ominaisuudet
- LaskutusAutomaattiset jäsenmaksulaskut, viitenumerot, tiliotteiden tuonti ja velallisten seuranta.
- KirjanpitointegraatioKaksisuuntainen synkronointi Merit Aktivan, Excellent Booksin, SmartAccountsin ja SimpleBooksin kanssa. Laskut ja maksut liikkuvat itsestään.
- Aikataulut ja läsnäolotHarjoituskalenteri, läsnäolojen merkintä ja jaetut aikataulut valmentajille.
- Sovellus vanhemmille ja jäsenilleAikataulut, laskut ja ilmoitukset iOS- ja Android-sovelluksessa. Koko perhe yhdellä tilillä.
- Seuran julkinen kotisivuJulkinen seurasivu, ilmoittautumislomakkeet ja aikatauluwidget omalle sivustollesi.
Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.
Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.
