Urheiluseuran kirjanpitointegraatio
Seuran kirjanpito tapahtuu useimmiten kahdessa paikassa yhtä aikaa, seurassa ja kirjanpitäjällä. Klubio synkronoi laskut, maksut ja ennakkomaksut Merit Aktivan, Excellent Booksin, SmartAccountsin tai SimpleBooksin kanssa automaattisesti, molempiin suuntiin ja ilman tuplakirjauksia.
14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia
Kirjanpidon tiedot syntyvät Klubiossa ja siirtyvät ohjelmaasi
Kaksisuuntainen synkronointi
Klubiossa luodut laskut siirtyvät kirjanpitoon, ja siellä kirjatut maksut palaavat Klubioon.
Laskut, hyvityslaskut ja maksut
Myyntilaskut, hyvityslaskut, maksut ja ennakkomaksut synkronoituvat. Asiakastieto luodaan kirjanpitoon tarvittaessa automaattisesti.
Ennakkomaksut omalla tilillään
Ennakkomaksun voi ohjata erilliselle ennakkomaksutilille, jolloin se ei sotke varsinaisen pankkitilin saldoa.
Tilien ja ALV:n vastaavuudet
Määrität kerran, mille tulotilille jäsenmaksut kirjautuvat, mikä pankkitili vastaa mitäkin kirjanpidon tiliä ja mitkä ALV-kannat ovat käytössä.
Tuetut kirjanpito-ohjelmat
Esimerkiksi Merit Aktiva, Excellent Books, SmartAccounts ja SimpleBooks. Lista täydentyy, ja ajantasaisen valikoiman näet luodessasi tilin.
Tiliotteet kaupan päälle
Integraation lisäksi voit tuoda tiliotteita (SEB, Swedbank, LHV) suoraan Klubioon.
Miten synkronointi toimii kirjanpitäjän kanssa
Useimmissa seuroissa se menee näin: vetäjä pitää kirjaa yhdessä paikassa, kirjanpitäjä toisessa, ja kuun lopussa vertaillaan taulukoita. Klubion integraatio tekee siitä yhden jatkuvan virran.
Laskut siirtyvät kirjanpitoon itsestään
Kun Klubio luo jäsenmaksulaskun, sama lasku syntyy myös kirjanpito-ohjelmaasi: oikealla tilillä, oikealla ALV-kannalla ja oikealla asiakkaalla. Asiakastieto luodaan tarvittaessa automaattisesti. Yritys- ja henkilölaskut erotetaan y-tunnuksen perusteella. Halutessasi laskun voi osoittaa joko maksajalle tai jäsenelle, jolloin kirjanpidossa lukee se, mitä seura odottaa.
Maksut palaavat takaisin
Kun kirjanpitäjä kirjaa maksun, lasku merkitään maksetuksi myös Klubiossa, ja toisin päin. Myös ennakkomaksut kulkevat molempiin suuntiin, ja ne voi ohjata erilliselle ennakkomaksutilille, jolloin ne eivät sotke varsinaisen pankkitilin saldoa. Kortti- ja verkkomaksut siirtyvät oikean maksutavan kanssa.
Tilien vastaavuudet määritetään kerran
Käyttöönotossa valitset, mille tulotilille jäsenmaksut kirjautuvat ja mikä pankkitili vastaa mitäkin kirjanpidon tiliä. ALV-kantojen vastaavuudet määritetään samalla kertaa. Jos haluat laskun numeron tulevan kirjanpidosta, Klubio ottaa sen sieltä ja näyttää sen myös laskun PDF-tiedostossa. Sen jälkeen synkronointi toimii taustalla, ilman tiedostojen latailua ja tuplakirjauksia.
Yhdistysmuotoinen seura ja ulkoinen kirjanpitäjä
Tyypillinen tilanne: seura on yhdistys ja kirjanpidon hoitaa tilitoimisto, joka työskentelee Merit Aktivassa.
- Klubio lähettää kuun alussa 120 jäsenmaksulaskua, ja kaikki syntyvät samalla hetkellä myös Meritissä.
- Viikossa saapuu 95 maksua; viitenumerot kohdistavat ne Klubiossa ja synkronointi vie ne Meritiin.
- Yksi vanhempi maksoi kolme kuukautta etukäteen, ja ennakkomaksu näkyy molemmissa järjestelmissä erillisellä ennakkomaksutilillä.
- Kirjanpitäjän ei tarvitse kertaakaan kysyä, mistä laskusta on kyse. Kuvaukset, tilit ja ALV ovat valmiiksi oikein.
Kuun lopun taulukkovertailu katoaa: molemmat osapuolet katsovat samaa totuutta.
Urheiluseuran kirjanpito laajemmin
Urheiluseuran kirjanpito alkaa velvoitteista, ei integraatioista: yhdistys kirjaa tapahtumat, säilyttää tositteet ja laatii tilinpäätöksen joka vuosi. Pienessä seurassa työn tekee usein tilitoimisto; seuran oma tehtävä on antaa kirjanpitäjälle siistit tositteet.
Klubion rooli tässä ketjussa on pitää jäsenmaksujen laskut, maksut ja alennukset yhdessä järjestelmässä ja siirtää ne kirjanpito-ohjelmaan ilman käsin syöttämistä.
Näin se toimii
Yhdistä tili
Syötä ohjelmasi yhteysasetukset. Merit kysyy API-tunnusta ja avainta, Excellent Books käyttäjätunnusta ja yrityskoodia.
Määritä tilien vastaavuudet
Valitse, mille tulotilille jäsenmaksut kirjautuvat ja mikä pankkitili vastaa mitäkin kirjanpidon tiliä.
Synkronointi toimii taustalla
Uudet laskut ja maksut liikkuvat jatkossa itsestään. Sinä keskityt seuran pyörittämiseen.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako Klubio kirjanpito-ohjelman?
Ei. Klubio toimii sen rinnalla. Klubio hoitaa jäsenlaskutuksen ja synkronoi tiedot Merit Aktivaan, Excellent Booksiin, SmartAccountsiin tai SimpleBooksiin, jossa kirjanpitäjä jatkaa työtään tavalliseen tapaan.
Mitkä tiedot synkronoituvat?
Myyntilaskut, hyvityslaskut, maksut ja ennakkomaksut sekä asiakastiedot ja pankkitilien vastaavuudet. Asiakas luodaan kirjanpitoon tarvittaessa automaattisesti, ja hyvityslasku kytketään alkuperäiseen laskuun. Synkronointi on kaksisuuntainen: kirjanpidossa tehdyt muutokset palaavat Klubioon.
Sopiiko integraatio yhdistykselle?
Kyllä. ALV-kannat, yritysten laskut y-tunnuksineen ja yksityishenkilöiden laskut sekä voittoa tavoittelemattomien seurojen tavalliset tarpeet ovat tuettuja.
Mitä kirjanpito-ohjelmia Klubio tukee?
Suora integraatio on tällä hetkellä Merit Aktivaan, Excellent Booksiin, SmartAccountsiin ja SimpleBooksiin, ja uusia tulee lisää. Ajantasaisen listan näet luodessasi tilin asetuksista. Jos ohjelmaasi ei vielä ole, ota yhteyttä: rakennamme integraatioita sen mukaan, mitä seurat oikeasti käyttävät. Sillä välin tiedot voi aina viedä CSV-muodossa.
Kuinka nopeasti integraation saa käyttöön?
Yhdistäminen vie muutaman minuutin: syötät yhteysasetukset, määrität tilien vastaavuudet ja synkronointi käynnistyy. Tiimimme auttaa käyttöönotossa tarvittaessa maksutta.
Muut ominaisuudet
- LaskutusAutomaattiset jäsenmaksulaskut, viitenumerot, tiliotteiden tuonti ja velallisten seuranta.
- Jäsenet ja ryhmätKoko jäsenistö, harjoitusryhmät, hakemukset ja sopimukset yhdessä tietokannassa.
- Aikataulut ja läsnäolotHarjoituskalenteri, läsnäolojen merkintä ja jaetut aikataulut valmentajille.
- Sovellus vanhemmille ja jäsenilleAikataulut, laskut ja ilmoitukset iOS- ja Android-sovelluksessa. Koko perhe yhdellä tilillä.
- Seuran julkinen kotisivuJulkinen seurasivu, ilmoittautumislomakkeet ja aikatauluwidget omalle sivustollesi.
Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.
Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.
