Urheiluseuran laskutus, jonka määrität kerran
Jäsenmaksujen kerääminen ilman käsityötä: laadit ryhmille maksusäännöt kerran, Klubio luo laskut, lähettää ne ja kohdistaa maksut viitenumeron perusteella oikealle lapselle. Sinä katsot läpi vain poikkeukset.
14 päivän maksuton kokeilu · Ei vaadi luottokorttia
Kaikki, mitä jäsenmaksujen keräämiseen tarvitaan
Laskutus kuukausittain, neljännesvuosittain tai kaudittain
Laskutusjakso voi olla kuukausi, neljännesvuosi, puolivuotiskausi tai vuosi. Valitse se, jonka mukaan seura muutenkin elää.
Viitenumerot ja automaattinen kohdistus
Jokaisella jäsenellä on pysyvä viitenumero, joten maksu löytää oikean laskun myös silloin, kun vanhempi maksaa kahdesta lapsesta kerralla.
Tiliotteiden tuonti
Tuo SEB:n, Swedbankin tai LHV:n tiliote tai minkä tahansa pankin CAMT.053-tiedosto.
Velallisten seuranta ja muistutukset
Avoimet saatavat jakautuvat alle 30, 31–60, 61–90 ja yli 90 päivän ryhmiin. Muistutuksen lähetät listalta parilla klikkauksella.
Alennukset, jotka taipuvat todellisiin tilanteisiin
Perhealennus lapsen järjestyksen mukaan, ikäperusteinen hinta, tunnisteeseen sidottu poikkeus ja maksutauko loukkaantumisen ajaksi. Kaikki säännöissä, ei muistin varassa.
Korttimaksut ja pankkilinkit
Vanhempi maksaa laskun pankkilinkillä tai kortilla suoraan laskulta. Raha tulee seuran tilille ja lasku merkitään maksetuksi ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.
Tältä laskutus näyttää Klubiossa
Luodut laskut, maksujen tilanne ja avoimet saatavat ovat samassa näkymässä. Tämä on Klubion todellinen laskutusnäkymä, ei havainnekuva.
Miten Klubion laskutus oikeasti toimii
Seuran laskutus ei ole koskaan ”yksi hinta kaikille”. Oikeassa seurassa eri ryhmillä on eri maksut, osa lapsista käy kahdessa ryhmässä, perheissä on useita lapsia ja aina joku on tauolla loukkaantumisen vuoksi. Klubion laskutus on rakennettu juuri tähän monimutkaisuuteen: sinä laadit säännöt, järjestelmä luo laskut.
Laskutussuunnitelmat ryhmien yhteydessä
Laskutus alkaa suunnitelmasta, joka liitetään harjoitusryhmään. Suunnitelma määrittää maksumallin: kiinteä maksu esimerkiksi 45 €/kk, läsnäoloperusteinen maksu esimerkiksi 8 € harjoitukselta tai näiden kahden yhdistelmä. Sama suunnitelma määrittää myös laskutusjakson, joka voi olla kuukausi, neljännesvuosi, puolivuotiskausi tai vuosi. Läsnäoloperusteisessa mallissa valitset lisäksi, minkä mukaan harjoitukset lasketaan: valmentajan merkitsemän läsnäolon, jäsenen oman ilmoittautumisen vai kaikkien suunnitelmaan kuuluneiden harjoitusten mukaan. Suunnitelmaan voi lisätä myös kiinteän lisärivin, esimerkiksi seuran jäsenmaksun tai vakuutuksen, joka lisätään jokaiseen laskuun automaattisesti.
Säännöt, jotka kattavat poikkeukset
Läsnäoloperusteisella maksulla voi olla yläraja. Sen voi asettaa joko harjoituskertojen määrälle, esimerkiksi enintään 12 harjoitusta kuussa, tai summalle, esimerkiksi enintään 60 € kuussa. Perhealennus seuraa lapsen järjestystä, ja sinä päätät, kumpi sisaruksista lasketaan ensimmäiseksi. Yleensä kallein lasku jää täyshintaan ja alennus osuu halvempiin. Ikää voi käyttää hinnan porrastamiseen, jolloin nuorimmat ryhmät maksavat vähemmän. Tunnisteella merkityissä erityistapauksissa, esimerkiksi valmentajan lapsella tai tuetulla perheellä, on oma sääntönsä. Jos lapsi on tauolla loukkaantumisen vuoksi, asetat hänelle maksutauon eikä laskuja synny. Jos jäsen käy useassa ryhmässä, päätät itse, veloitetaanko perusmaksu kerran vai jokaisesta ryhmästä erikseen.
Viitenumerosta kirjanpitoon
Jokaisessa laskussa on viitenumero, jonka perusteella maksu kohdistuu oikeaan laskuun. Sinä tuot vain tiliotteen. Maksamattomat laskut kertyvät velallisnäkymään erääntymisen mukaan: alle 30, 31–60, 61–90 ja yli 90 päivää. Jos seura käyttää Merit Aktivaa, Excellent Booksia, SmartAccountsia tai SimpleBooksia, laskut ja maksut siirtyvät sinne itsestään.
Tennisseura kolmella ryhmällä
Kuvittele tennisseura, jossa on kilparyhmä, harrasteryhmä ja minitennisryhmät. Klubiossa se näyttää tältä:
- Tennis A (kilparyhmä): kiinteä 65 €/kk, lasku lähtee automaattisesti joka kuun 1. päivä.
- Tennis B (harrastajat): 8 € harjoitukselta, katto 60 €/kk, eli paljon käyvä ei maksa koskaan enempää kuin kiinteän kuukausimaksun verran.
- Minitennis (4–6 v): 35 €/kk perhealennuksella, jossa toinen lapsi saa 20 % ja kolmas 50 % alennusta.
- Loukkaantunut pelaaja: maksutauko kahdeksi kuukaudeksi; laskuja ei synny eikä mitään tarvitse perua jälkikäteen.
Kuun alussa lähtee automaattisesti noin sata laskua, viitenumerot kohdistavat maksut itse, ja seuran vetäjä katsoo läpi vain velallislistan.
Näin se toimii
Määritä laskutussäännöt
Valitse jokaiselle ryhmälle maksumalli, laskutusjakso ja alennukset.
Klubio laskuttaa
Laskut luodaan ja lähetetään valitsemanasi päivänä.
Sinä näet kokonaiskuvan
Maksujen kertymä, keskimääräinen maksuaika ja avoimet saatavat erääntymisen mukaan yhdessä näkymässä.
Usein kysytyt kysymykset
Lähtevätkö laskut todella automaattisesti?
Kyllä. Jokaiseen ryhmään liittyy laskutussuunnitelma, joka määrittää maksumallin ja jakson. Klubio luo ja lähettää laskut siitä eteenpäin itse. Maksutauot ja alennukset huomioidaan matkan varrella, joten kuukausittain ei tarvitse tarkistaa mitään.
Miten maksut kohdistetaan laskuihin?
Viitenumeron perusteella. Tuot tiliotteen ja Klubio kohdistaa maksut oikeisiin laskuihin ja merkitsee ne maksetuiksi. Ennakkomaksut siirtyvät myös kirjanpitoon.
Minkä pankkien kanssa Klubio toimii?
SEB:n, Swedbankin ja LHV:n tiliotteet voi tuoda suoraan. Lisäksi tuemme CAMT.053-muotoa (ISO 20022), jonka jokainen pankki osaa viedä, joten laskutus ei riipu siitä, missä pankissa seura on.
Voiko vanhempi maksaa kortilla?
Kyllä. Laskulla on maksulinkki, jonka kautta voi maksaa pankkilinkillä tai kortilla. Maksu tulee seuran tilille ja lasku merkitään maksetuksi automaattisesti.
Kuinka monimutkaisia alennuksia voi määrittää?
Perhealennus seuraa lapsen järjestystä, esimerkiksi toinen lapsi 20 % ja kolmas 50 % edullisemmin. Sinä päätät, lasketaanko ensimmäiseksi kallein vai halvin lasku. Lisäksi hintaa voi porrastaa iän mukaan, sitoa poikkeuksen tunnisteeseen, esimerkiksi valmentajan lapsi ei maksa, ja asettaa maksutauon loukkaantumisen ajaksi.
Muut ominaisuudet
- KirjanpitointegraatioKaksisuuntainen synkronointi Merit Aktivan, Excellent Booksin, SmartAccountsin ja SimpleBooksin kanssa. Laskut ja maksut liikkuvat itsestään.
- Jäsenet ja ryhmätKoko jäsenistö, harjoitusryhmät, hakemukset ja sopimukset yhdessä tietokannassa.
- Aikataulut ja läsnäolotHarjoituskalenteri, läsnäolojen merkintä ja jaetut aikataulut valmentajille.
- Sovellus vanhemmille ja jäsenilleAikataulut, laskut ja ilmoitukset iOS- ja Android-sovelluksessa. Koko perhe yhdellä tilillä.
- Seuran julkinen kotisivuJulkinen seurasivu, ilmoittautumislomakkeet ja aikatauluwidget omalle sivustollesi.
Pyöritä seuraasi fiksummalla tavalla.
Liity Klubio-yhteisöön, joka on hylännyt taulukot ja tuonut toimintansa yhteen moderniin järjestelmään.
